Jakarta, EKOIN.CO – Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya mengadakan Seminar dan Workshop Pemberkasan Arsip Tematik di Gedung Rektorat ITS, Rabu (23/7). Acara ini dihadiri sejumlah narasumber dari berbagai instansi di Jawa Timur.
Kegiatan tersebut digelar sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas tata kelola arsip di lingkungan akademik. ITS melibatkan akademisi dan pengelola arsip dalam forum edukatif ini. Seminar dimulai sejak pagi dan berlangsung hingga siang hari.
Wakil Rektor III Bidang SDM, Organisasi, dan Teknologi Sistem Informasi ITS, Imam Baihaqi ST MSc PhD, mengungkapkan bahwa arsip adalah rekaman penting dari peristiwa masa lalu. Arsip tidak hanya menyimpan informasi, tetapi juga menjadi alat pelestarian sejarah.
“Lewat arsip, kita bisa mengetahui bagaimana peralatan pada zaman dulu dibuat dan digunakan,” ujar Imam. Ia menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian dari sistem komunikasi antargenerasi.
Seminar ini juga dihadiri oleh Prof Dr Purnawan Basundoro SS dari Universitas Airlangga. Dalam pemaparannya, ia menyampaikan urgensi manajemen arsip di perguruan tinggi yang masih kerap terabaikan.
Permasalahan Kearsipan di Lingkungan Akademik
Guru Besar bidang Ilmu Sejarah Perkotaan tersebut menyatakan bahwa kurangnya kesadaran sivitas akademika menjadi penyebab utama lemahnya sistem kearsipan. Banyak arsip yang rusak atau hilang karena tidak dikelola dengan benar.
“Setiap sivitas akademika wajib mempunyai kesadaran tentang pentingnya arsip,” kata Purnawan. Ia menilai pengawasan akademik sangat bergantung pada keutuhan arsip institusi pendidikan.
ITS berupaya menanggapi permasalahan tersebut dengan pendekatan struktural. Kepala Bagian Tata Usaha, Layanan Terpadu, dan Arsip Digital ITS, Sri Lestari SST, menjelaskan langkah-langkah yang sedang dilakukan pihaknya.
Menurutnya, Unit Kearsipan ITS telah berkoordinasi aktif dengan seluruh fakultas dalam upaya pengumpulan dan pemusatan arsip. “Arsip yang telah dihimpun selanjutnya disatukan menjadi kesatuan arsip yang utuh,” jelas Sri Lestari.
Selain itu, ITS juga akan mengadakan program Awarding Pemberkasan Arsip Tematik untuk memberikan penghargaan kepada individu atau unit yang aktif berkontribusi.
Dorong SDGs Lewat Arsip Tematik
Program ini diharapkan mampu menumbuhkan kepedulian sivitas akademika terhadap pentingnya pelestarian arsip. “Kegiatan ini diharapkan mampu meningkatkan kesadaran sivitas akademika dalam pemeliharaan arsip,” tambah Sri Lestari.
Seminar ini sejalan dengan tujuan pembangunan berkelanjutan (SDGs), khususnya poin ke-9 dan poin ke-16. ITS menunjukkan kontribusi nyata dalam mendukung kelembagaan yang kuat dan inovasi berkelanjutan.
Melalui kegiatan ini, ITS tidak hanya memperkuat sistem internalnya, tetapi juga menginspirasi lembaga lain dalam menjaga rekam jejak akademik. Seminar ini diakhiri dengan sesi diskusi interaktif bersama peserta.
Kegiatan serupa akan digelar secara berkala sebagai bentuk komitmen ITS dalam pengelolaan arsip. ITS berharap ekosistem arsip akademik dapat lebih terstruktur dan terintegrasi.
Seminar dan Workshop Pemberkasan Arsip Tematik yang diselenggarakan ITS menjadi langkah konkret dalam memperbaiki sistem arsip perguruan tinggi. Dengan menggandeng narasumber dari berbagai instansi, kegiatan ini memperluas perspektif dan solusi pengarsipan.
Upaya kolaboratif ITS bersama unit-unit fakultas dalam pengumpulan dan penyatuan arsip menandai arah baru dalam tata kelola administrasi pendidikan tinggi. Program penghargaan yang direncanakan juga memberikan motivasi tambahan bagi seluruh sivitas akademika.
ITS telah menunjukkan bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar tugas administratif, melainkan bagian integral dari keberlanjutan institusi. Penguatan arsip akademik akan menjadi pondasi penting dalam membangun sejarah, inovasi, dan tata kelola masa depan yang lebih baik.(*)
